Verplaatsen van je event

Hier vind je alle stappen om je event van live naar online of een andere datum verplaatsen met een handige checklist.

Van fysiek naar online event

Wil je je event aanpassen van een fysiek naar een online event? Volg dan deze stappen.

  1. Haal eerst het maximum aantal registraties van event af. Ga naar stap 1 van de Website Module. Klik hier op 'Registratie'.
    Schermafbeelding 2021-11-15 om 13.42.07
  2. Scroll naar onder tot je bij 'Registratie sluiten' bent. Verwijder het maximum aantal registraties. 
  3. Ga naar stap 1 van de Website Module, en klik op 'Event gegevens'.
  4. Hier kan je het vinkje achter 'fysiek event' omzetten naar 'online'. Instellingen zoals de livestream opties worden nu automatisch geactiveerd. 

    Schermafbeelding 2021-11-15 om 13.48.55
    Let op: Het maximale aantal registraties van online en hybride events is beperkt tot 1000 registraties. Wil je gebruik maken van de nieuwe update Momice online met publieksinteractie? Neem dan contact op met Momice om de mogelijkheden te bespreken.
  5. Bij een online event is het niet nodig een e-ticket te versturen naar de deelnemers. Deze kan je uitzetten in de Mail Module, bij registratiebevestiging.
  6. Controleer ook of er andere informatie in de registratiebevestiging staat die veranderd moet worden, nu het een online event is.
  7. Had je een locatie pagina toegevoegd aan je event? Verwijder het adres uit de locatie pagina, zodat het adres niet getoond in het agenda-item. 
  8. Bekijk ook je andere website pagina's, zoals je homepagina. Zorg ervoor dat het duidelijk is voor de deelnemers dat het event nu online plaats gaat vinden.
  9. Richt nu verder je online event in: Bekijk ons artikel over de programmapagina en de livestream pagina voor meer informatie hoe je deze voor een online event in moet stellen.

Het verplaatsen van de event datum

  1. Ga naar stap 1 van de Website Module. Pas hier de begin- en einddatum aan van je event.
    Schermafbeelding 2021-11-15 om 13.30.58
  2. De offline datum, of archiefdatum, van je event zal niet automatisch mee veranderen. Deze moet Momice voor je aanpassen. Mail hiervoor onderstaande akkoordzin naar support@momice.com.
    Hierbij geeft (tekenbevoegde van organisatie) van (organisatie) toestemming om (event+event-id) tot (datum) live te houden vanwege (reden)
    Let op: de archiefdatum kan alleen verplaatst worden als het event wordt verplaatst door bijvoorbeeld de corona maatregelen, of als de marketing na het event langer doorloopt.
  3. Wanneer het Momice team de archiefdatum heeft aangepast ontvang je niet automatisch een herinneringsmail dat je event gearchiveerd wordt. We raden je daarom aan even een melding in je agenda te plaatsen zodat je binnen de de 30 dagen van de nieuwe event datum alle data exporteert. 
  4. Pas de datum aan in al je event communicatie. Denk aan de aftelklok, teksten op de website en eventuele mailingen die je hebt verstuurd. Laat je deelnemers weten dat het event op een andere datum plaatsvindt. Bekijk onderstaande checklist om niets over het hoofd te zien. 

Extra checklist

Let op: Naast de event datum in stap 1, in de programmaonderdelen en het verplaatsen van de archiefdatum zal je waarschijnlijk ook in je communicatie de datum moeten aanpassen. Denk hierbij aan:

    1. De footer van de website (Website Module -> stap 2 -> footer)
    2. De datum en tijdstippen in de programma items
    3. De aftelklok widget op de homepagina. 
    4. De datum in de mailing teksten
    5. De datum in de registratiebevestiging tekst en onderwerp
    6. De datum in headers van mailings
    7. De datum in tickets en e-tickets
    8. De datum op de homepagina en andere website pagina's