MS Teams integreren

Momice en MS Teams zijn heel goed samen te gebruiken. Het uitnodigen, registreren en evalueren doe gewoon vanuit Momice. Op de dag van het event laat je het publiek deelnemen aan een of meerdere break-outs in MS Teams. De Teams stream wordt dus niet geëmbed in de Momice event website, maar deelnemers verlaten de Momice omgeving. Voor publieksinteractie maak je dus gebruik van de mogelijkheden binnen MS Teams. 

Let op: Microsoft biedt binnen Teams twee verschillende opties aan voor streaming: je kunt kiezen voor een vergadering of een ‘live gebeurtenis’. Deze laatste optie geeft jou als organisator meer mogelijkheden voor regie over je uitzending. Controleer bij je IT-beheerder of het streamen van een ‘live gebeurtenis’ is inbegrepen in de licentie van jouw organisatie. Lees hier meer.

In de volgende vijf stappen leggen we je uit hoe je MS Teams integreert in het programma van jouw online event, om zo jouw deelnemers naar de juiste stream(s) te begeleiden. Hierbij maakt het niet uit voor welke van de twee eerder genoemde opties je kiest.

Stap 1. Stel het programma samen

In de programmapagina van Momice kun je alle programmaonderdelen van jouw event toevoegen. Per programmaonderdeel stel je de datum en begin- en eindtijd in, en geef je aan dat dit onderdeel online gaat plaatsvinden. Bijvoorbeeld:

  • Kick-off plenair
  • Break-out ronde 1
  • Break-out ronde 2
  • Afsluiting plenair

02_Blog_MS_Teams@2x

Stap 2. Creëer een of meerdere streams

Creëer een of meerdere streams of vergaderingen in Microsoft Teams, afhankelijk van de omvang van het programma van je event. Maak voor elk online programmaonderdeel een aparte vergadering/stream aan of kies ervoor om binnen een vergadering aparte 'spreek kamers' op te zetten. Lees hier meer over het opzetten.

Stap 3. Laat jouw deelnemers zich registreren

Laat jouw deelnemers zich registreren voor het event én voor de break-outs. Door in het registratieformulier een speciale vraag toe te voegen voor de workshops of deelsessies kunnen jouw genodigden kiezen aan welke onderdelen ze willen deelnemen. 

Bijvoorbeeld break-out vraag: Kies jouw break-out thema:

  • Onderwerp A
  • Onderwerp B
  • Onderwerp C

Stap 4. Voeg de juiste de unieke MS Teams deelname-link toe

Voeg de juiste de unieke MS Teams deelname-link toe aan elk online programmaonderdeel. Doe dit dus voor de plenaire sessies, maar ook voor de break-outs. 

04_Blog_MS_Teams@2x

Stap 5. Koppel de online programmaonderdelen aan de juiste subsessies.

Zo creëer je eenvoudig een persoonlijk programma voor elke deelnemer. Op de dag van het event start elke deelnemer vanuit de persoonlijke programmapagina met het event – en wordt vervolgens begeleid naar de de juiste MS Teams omgeving voor de onderdelen waarvoor hij zich heeft opgegeven. De deelnemers hoeven dus niet in hun mailbox te zoeken naar de juiste linkjes.

05_Blog_MS_Teams@2x

Wil je meer weten over hoe je een Microsoft Teams uitzending of YouTube livestream aan het (persoonlijk) programma van jouw deelnemers koppelt? Chaim ter Wee – customer success manager bij Momice – laat het in een handige tutorial aan je zien.