In dit artikel lees je hoe je contactlijsten vanuit Microsoft Dynamics via Spotler Connect gebruikt in Momice om genodigden uit te nodigen voor een evenement.
Je leert hoe je een lijst aanmaakt in Dynamics, deze importeert in Momice, uitnodigingen verstuurt en vervolgens de registratie- en aanwezigheidsactiviteiten terugziet in Dynamics. Ook leggen we uit hoe je op basis van deze activiteiten nieuwe lijsten of rapporten maakt voor bijvoorbeeld follow-ups na het event.
1. Maak je lijst aan in Dynamics
Contactlijsten in Dynamics kunnen statisch of dynamisch zijn.
Doelgroepen kunnen bestaan uit contactpersonen of leads.
Voor de integratie moet “Sync to Spotler” zijn ingeschakeld.
Na het opslaan kunnen leden aan de lijst worden toegevoegd.
De lijst synchroniseert daarna automatisch met Spotler Connect (dit kan enkele minuten duren).
Zodra de lijst is aangemaakt en opgeslagen met “Sync to Spotler = Ja”, wordt deze automatisch gesynchroniseerd met Spotler Connect.
De toegevoegde lijst is daarna beschikbaar voor gebruik in Spotler.
2. Selecteer de lijst in Momice
Contactlijsten uit Dynamics kunnen via Spotler Connect worden geïmporteerd in Momice.
Tijdens het importeren kunnen meerdere lijsten worden gecombineerd.
Vooraf wordt een voorbeeld weergegeven met het totale aantal contactpersonen.
Na afronding van de import kunnen de geïmporteerde lijsten en genodigden direct worden gecontroleerd.
3. Verstuur uitnodigingen
E-mails kunnen direct vanuit Momice worden verstuurd.
Genodigden registreren zich via de “Registratie link” in de e-mail.
Na registratie wordt de activiteit “Will attend event” aangemaakt.
Aanwezigen zullen de activiteit “Has attended event” activeren.
4. Bekijk de activiteiten in Dynamics
Momice maakt event-activiteiten aan wanneer contactpersonen zich registreren en aanwezig zijn op het evenement.
Deze activiteiten worden via Spotler Connect gesynchroniseerd naar Dynamics 365.
De activiteiten zijn onder andere:
Will attend event
Has attended event
Activiteiten worden gekoppeld aan contactpersonen, niet aan contactlijsten of campagnes.
Om deze te bekijken: Open de contactpersoon in Dynamics en controleer “Spotler Digital Activities”.
Waar vind ik de activiteiten in Dynamics?
1. Open het “Contact Record”
Log in op Dynamics 365.
Zoek het relevante contact en open dit.
2. Bekijk Spotler Digital Activities
Ga binnen het contact record naar “Gerelateerde informatie”.
Selecteer “Spotler Digital Activities”.
3. Open een activiteit
Klik op een activiteit om de details te bekijken.
Je ziet hier twee activiteiten:
Will attend an event
Has attended an event
5. Maak een nieuwe lijst in Dynamics op basis van event registraties of aanwezigheid
Gebruik dit om een nieuwe lijst aan te maken voor follow-ups of om contactpersonen uit te nodigen voor een volgend event.
Maak een dynamische contactlijst aan in Dynamics.
Zet “Sync to Spotler” op Ja voor de integratie.
Na het opslaan kunnen leden aan de lijst worden toegevoegd.
Klik rechtsboven op “Manage Members”.
Kies in het filter venster twee keer “Add related entity”.
De eerste keer: Spotler Digital Activity = Will attend event
De tweede keer: de naam van de contactlijst die je hebt gebruikt voor de eerste uitnodiging.
De lijst synchroniseert daarna automatisch met Spotler Connect (dit kan enkele minuten duren).
6. Maak een rapport op basis van digitale activiteiten
Voorbeeld: een rapport van welke contactpersonen zich hebben geregistreerd voor een evenement.
Ga naar de Tools-sectie aan de linkerkant en zoek naar “Rapporten”.
Klik op Nieuw rapport toevoegen en “Report Wizard”. Doorloop de de stappen:
Kies een nieuw rapport starten.
Selecteer als primair recordtype: Spotler Digital Activities.
Kies in de volgende stap, Use Saved View: Actieve Spotler activiteiten.
Kies om te segmenteren op type: Will attend event.
Kies welke kolommen je in je rapport wilt weergeven.
Gebruik je een registratieformulier in Momice?
Deze sectie legt uit hoe contactpersonen die via Momice-registratieformulieren worden aangemaakt, worden verwerkt in Spotler Connect en Dynamics 365, en hoe gerelateerde activiteiten worden opgeslagen.
1. Registratie in Momice
Wanneer een deelnemer zich registreert voor een event via een Momice-registratieformulier, controleert Momice of het contact al bestaat.
2. Contact toevoegen in Spotler Connect
Als het contact nog niet bestaat:
Wordt er automatisch een nieuw contact aangemaakt in Spotler Connect.
3. Contact toevoegen in Dynamics 365
Als de Dynamics 365-configuratie contact aanmaak toestaat:
Wordt het contact dat in Spotler Connect is aangemaakt, ook aangemaakt in Dynamics 365.
Dit is afhankelijk van de Dynamics-instellingen en de permissies die in de integratie zijn gedefinieerd.
Activiteiten synchronisatie
Zodra het contact bestaat in Dynamics 365:
Worden alle gerelateerde event-activiteiten:
Will attend an event
Has attended an event
gesynchroniseerd en gekoppeld aan het contact record.
Registraties kunnen automatisch nieuwe contacten aanmaken.
Contacten worden altijd aangemaakt in Spotler Connect.
Contacten worden alleen aangemaakt in Dynamics 365 als de configuratie dit toestaat.
Event-activiteiten worden gesynchroniseerd en zijn zichtbaar op het contact record.
Wat niet wordt meegenomen:
Formuliervelden worden niet opgenomen in de digitale activiteit.
Standaard worden alleen de naam, e-mail en organisatie van de registratie naar Dynamics gestuurd. Formuliervelden zoals dieetwensen worden niet meegenomen.