Lijsten importeren

Vanuit Excel kun je contacten importeren in de Registratie Module. Je kunt meerdere lijsten aanmaken voor verschillende doelgroepen, zoals:

Genodigden
Partners
Sponsors
VIP’s

Elke lijst krijgt een eigen titel. Wanneer je start met importeren, krijg je automatisch een Excel voorbeeld template te zien. De kolommen in deze template komen overeen met de vragen in jouw registratieformulier (Website Module → Pagina’s).

Tip bij formele aanhef

Wil je een formele aanhef gebruiken? Voeg dan een kolom "Geslacht" toe aan je Excel-bestand. Zo kan Momice automatisch de juiste aanhef genereren. Lees hier meer over aanhef samenstellen.

Registratievragen koppelen

Tijdens het importeren moet je de kolommen uit jouw Excel-bestand koppelen aan de registratievragen in Momice.

Momice doet automatisch een suggestie.
Je controleert en bevestigt de juiste koppeling.

Let op:

Gegevens kunnen alleen vooraf worden geïmporteerd bij open vragen. Het is niet mogelijk om gegevens te importeren in:

Gesloten vragen
Workshopvragen

Automatische controle bij import

Tijdens het importeren controleert Momice automatisch op:

Fouten in e-mailadressen.
Dubbele contacten.
Contacten die al bestaan in het registratieoverzicht.

Je krijgt een overzicht van:

Fouten
Dubbele contacten

Je kunt ervoor kiezen om dubbele contacten te ontdubbelen of niet ontdubbelen en doorgaan met importeren.

Fout in e-mailadres?

Bijvoorbeeld:

Spelfouten
Verkeerde extensies
Spaties

In dat geval:

Annuleer de import.
Corrigeer de fout handmatig in je Excel-bestand.
Sla het bestand op onder een nieuwe naam.
Importeer opnieuw.

Let op: als er fouten in de lijst staan, kun je deze niet importeren. Los eerst de fouten op en probeer het daarna opnieuw.

Problemen door verborgen opmaak

Als Momice fouten meldt op lege rijen, dan bevat het bestand waarschijnlijk verborgen opmaak.

Oplossing:

Kopieer alle gegevens.
Plak deze in een nieuw, leeg Excel-bestand.
Sla het bestand op onder een nieuwe naam.
Importeer opnieuw.

Maximum aantal genodigden

Standaard kun je maximaal 5.000 genodigden per import uploaden.

Meer genodigden?

Splits de lijst op.
Neem contact op via [email protected].

Genodigden op ‘aangemeld’ zetten

Na het importeren kun je een volledige lijst in één keer op "Aangemeld" zetten. Ga naar de Registratie Module en klik op: "Zet genodigden op aangemeld".

Controleer vervolgens:

Of de juiste personen zijn geselecteerd.
Welk ticket moet worden toegewezen.
Of je een registratiebevestiging wilt versturen (optioneel).
Of de aangemelde personen zichtbaar mogen zijn op de gastenlijst.
- Let op: hiervoor moeten genodigden zelf toestemming hebben gegeven.
Optioneel: kies een workshop optie.

Klik daarna op: "Zet alle genodigden op aangemeld". De geselecteerde personen worden nu als aangemeld geregistreerd en ontvangen (indien ingesteld) een registratiebevestiging.

Let op: deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Controleer daarom altijd zorgvuldig of je de juiste lijst en personen hebt geselecteerd.

Een nieuwe lijst toevoegen aan een bestaande lijst

Tijdens het importeren kun je kiezen:

Importeren als nieuwe lijst.
Toevoegen aan een bestaande lijst.

Wil je een nieuwe lijst toevoegen aan een bestaande lijst? Selecteer dan de gewenste bestaande lijst tijdens het importproces.

Let op bij reeds verzonden uitnodigingen

Heb je al een uitnodiging verstuurd naar een bestaande lijst en voeg je daarna nieuwe genodigden toe?

Dan geldt:

Je kunt in de Mail Module niet filteren op alleen de nieuw toegevoegde genodigden.
Oude en nieuwe genodigden staan door elkaar.

In dat geval is het praktischer om de nieuwe genodigden als aparte lijst te importeren. Zo kun je eenvoudig filteren op lijstnaam.

Let op: in de Registratie Module en Mail Module bestaat geen filter om te zien wie al een mail heeft ontvangen. Je kunt alleen filteren op status. Lees hier meer over filteren en de status van genodigden.

Lijsten importeren met voorkeurstaal (meertalige registratie)

Gebruik bij voorkeur een voorbeeld Excel-template. In deze template staat een extra kolom: "Taal". Hier voeg je per contact de tweeletterige taalcode toe:

Wanneer je een mailing verstuurt, kun je vervolgens filteren op taal.

Tips voor je Excel-bestand

Voor een succesvolle import:

Kopieer alle gegevens naar een nieuw Excel-bestand en sla dit op onder een andere naam.
Gebruik in de bestandsnaam alleen standaard karakters (a-z) en het koppelteken (-).
Controleer of alle e-mailadressen correct gespeld zijn.
Verwijder alle opmaak uit het Excel-bestand.
Verwijder spaties vóór en na e-mailadressen.
Gebruik alleen toegestane tekens in e-mailadressen:
- Punt (.)
- Koppelteken (-)
- Underscore (_)
Verwijder hyperlinks bij e-mailadressen.
Verwijder vetgedrukte persoonsgegevens.

Hoe verwijder je opmaak uit Excel?

Selecteer de cel(len).
Ga naar Start.
Klik op Wissen (gum-icoon).
Kies Opmaak wissen.