In dit artikel lees je hoe je contactlijsten vanuit Salesforce via Spotler Connect gebruikt in Momice om genodigden uit te nodigen voor een evenement.
Je leert hoe je een lijst aanmaakt in Salesforce, deze importeert in Momice, uitnodigingen verstuurt en vervolgens de registratie- en aanwezigheidsactiviteiten terugziet in Salesforce. Ook leggen we uit hoe je op basis van deze activiteiten nieuwe lijsten of rapporten maakt voor bijvoorbeeld follow-ups na het event.
1. Maak je lijst aan in Salesforce
Contactlijsten in Salesforce worden aangemaakt via het tabblad “Rapporten”. Daar maak je een “Lijst rapport” aan dat wordt gesynchroniseerd met Spotler.
Voor de integratie moet “Sync to Spotler” zijn ingeschakeld.
Na het opslaan kunnen leden aan de lijst worden toegevoegd.
De lijst synchroniseert daarna automatisch met Spotler Connect (dit kan enkele minuten duren).
Zodra de lijst is aangemaakt en opgeslagen met “Sync to Spotler = Ja”, wordt deze automatisch gesynchroniseerd met Spotler Connect.
De toegevoegde lijst is daarna beschikbaar voor gebruik in Spotler.
2. Selecteer de lijst in Momice
Contactlijsten uit Salesforce kunnen via Spotler Connect worden geïmporteerd in Momice.
Tijdens het importeren kunnen meerdere lijsten worden gecombineerd.
Vooraf wordt een voorbeeld weergegeven met het totale aantal contactpersonen.
Na afronding van de import kunnen de geïmporteerde lijsten en genodigden direct worden gecontroleerd.
3. Verstuur uitnodigingen
E-mails kunnen direct vanuit Momice worden verstuurd.
Genodigden registreren zich via de “Registratie link” in de e-mail.
Na registratie wordt de activiteit “Will attend event” aangemaakt.
Aanwezigen zullen de activiteit “Has attended event” activeren.
4. Bekijk de activiteiten in Salesforce
Momice maakt event-activiteiten aan wanneer contactpersonen zich registreren en aanwezig zijn op het evenement.
Deze activiteiten worden via Spotler Connect gesynchroniseerd naar Salesforce.
De activiteiten zijn onder andere:
Will attend event
Has attended event
Activiteiten worden gekoppeld aan contactpersonen, niet aan contactlijsten of campagnes.
Om deze te bekijken: Open de contactpersoon in Salesforce en controleer “Spotler Digital Activities”.
Waar vind ik de activiteiten in Salesforce?
1. Open het “Contact Record”
Log in op Salesforce.
Zoek het relevante contact en open dit.
2. Bekijk Spotler Digital Activities
Ga binnen het contact record naar “Gerelateerde informatie”.
Selecteer “Spotler Digital Activities”.
3. Open een activiteit
Klik op een activiteit om de details te bekijken.
Je ziet hier twee activiteiten:
WillAttendEvent
HasAttendedEvent
5. Maak een nieuwe lijst in Salesforce op basis van event registraties of aanwezigheid
Gebruik dit om een nieuwe lijst aan te maken voor follow-ups of om contacten uit te nodigen voor een volgend event.
Let op: Bij het filteren neem je iedereen mee die zich heeft geregistreerd of een event heeft bijgewoond. Je kunt niet filteren op eventnaam, campagnenaam of op basis van eerdere contactlijsten.
Maak een nieuw rapport lijst in Salesforce.
Kies Spotler Digital Activities uit de reporttype.
Klik op Start Report.
Voer een naam in voor het rapport. Voorbeeld: Rapport van digitale activiteiten.
Kies je filters (Spotler Digital Activities type).
Klik op “Save & Run” en “Save”.
Nadat het is opgeslagen, klik om het rapport toe te voegen aan een campagne.
Klik op het dropdown-menu naast de Edit-knop en kies: Add to Campaign.
Selecteer een bestaande campagne of maak een nieuwe aan (bijvoorbeeld: Momice list from digital activities).
Als er een nieuwe campagne wordt aangemaakt, vink het vakje “Sync to Spotler” aan.
Klik op Submit.
Zodra alles is ingesteld, kan het een paar minuten duren voordat de lijst en de lijst leden zijn gesynchroniseerd met Connect en Momice.
6. Maak een rapport op basis van digitale activiteiten
Voorbeeld: een rapport van welke contactpersonen zich hebben geregistreerd voor een evenement.
Let op: Bij het filteren neem je iedereen mee die zich heeft geregistreerd of een event heeft bijgewoond. Je kunt niet filteren op eventnaam, campagnenaam of op basis van eerdere contactlijsten.
Maak een nieuw rapport lijst in Salesforce.
Kies Spotler Digital Activities uit de reporttype.
Klik op Start Report.
Voer een naam in voor het rapport. Voorbeeld: Rapport van digitale activiteiten.
Kies je filters (Spotler Digital Activities type).
Klik op “Save & Run” en “Save”.
Gebruik je een registratieformulier in Momice?
Deze sectie legt uit hoe contactpersonen die via Momice-registratieformulieren worden aangemaakt, worden verwerkt in Spotler Connect en Salesforce, en hoe gerelateerde activiteiten worden opgeslagen.
1. Registratie in Momice
Wanneer een deelnemer zich registreert voor een event via een Momice-registratieformulier, controleert Momice of het contact al bestaat.
2. Contact toevoegen in Spotler Connect
Als het contact nog niet bestaat:
Wordt er automatisch een nieuw contact aangemaakt in Spotler Connect.
3. Contact toevoegen in Salesforce
Als de Salesforce-configuratie contact aanmaak toestaat:
Wordt het contact dat in Spotler Connect is aangemaakt, ook aangemaakt in Salesforce.
Dit is afhankelijk van de Salesforce instellingen en de permissies die in de integratie zijn gedefinieerd.
Wat niet wordt meegenomen:
Formuliervelden worden niet opgenomen in de digitale activiteit.
Standaard worden alleen de naam, e-mail en organisatie van de registratie naar Salesforce gestuurd. Formuliervelden zoals dieetwensen worden niet meegenomen.