Het incheckproces bestaat altijd uit meerdere handelingen, zoals het scannen van e-tickets en het plakken van het label op een badge. Het aantal handelingen en de duur van elke handeling bepalen samen de doorlooptijd per deelnemer.
Zorg altijd voor voldoende scanpunten om het inchecken zo vlot mogelijk te laten verlopen. Voor badges geldt; met één printer kun je gemiddeld 100 tot 150 labels per uur printen. Stem daarom het aantal printers af op het (verwachte) bezoekersaantal – en houd rekening met de beschikbare inlooptijd. Hier volgen een aantal voorbeelden die je kan gebruiken:
On-site registratie tijd = Aantal handelingen x seconde per handeling x aantal deelnemers
Voorbeeld 1:
2 handelingen à 5 seconden met 500 deelnemers
2 x 5 x 500 = 5000s (83 minuten / 1,3 uur)
Voorbeeld 2:
5 handelingen à 5 seconden met 500 deelnemers
5 x 5 x 500 = 12.500s (208 minuten / 3,5 uur)
Aantal scanpunten = On-site registratietijd (zie boven) / beschikbare inlooptijd
Voorbeeld 1:
83 minuten : 30 minuten inlooptijd
83 : 30 = 2,7 dus 3 scanpunten
Voorbeeld 2:
208 minuten : 30 minuten inlooptijd
208 : 30 = 6,9 dus 7 scanpunten
Tip: voor events vanaf meer dan 150 bezoekers of events waarbij bezoekers zich ook op locatie kunnen aanmelden kun je een extra service balie inrichten.
Bezoekers die hun e-ticket niet kunnen vinden, verkeerd of niet geregistreerd zijn, kunnen bij deze servicebalie terecht. Zo zorg je voor een goede doorstroming bij de entree.
Zebra ZD421 printer
De printer van Zebra is een compacte, industriële printer. Gemaakt om altijd en overal labels te printen. Het is een thermische printer, die de tekst in het label brandt. Hierdoor hoef je geen printlinten of inktcassettes te vervangen en geeft de opdruk nooit af.
Momice Check-in werkt met de Zebra ZD4A042-D0EM00EZ. Deze code geeft aan uit welke serie de printer komt en over welke functies de printer beschikt. Wanneer je de printer aanschaft moeten dit nummer en de onderstaande functies overeenkomen.
Resolutie: 203 dpi
Verbinding: Bluetooth
De printer werkt op 240V netstroom, de voedingskabel wordt bij de printer geleverd. Dankzij het kleine formaat kun je de printer gemakkelijk opbergen voor het volgende event.
Breedte: 177,5 mm
Lengte: 220,8 mm
Hoogte: 150,7 mm
Gewicht: 1,6 kg
Smartphone en tablet
De Check-in app werkt op devices met een iOS of Android besturingssysteem. Je hoeft geen extra handscanners te kopen, of QR-code scanners te installeren – de camera van een smartphone of tablet is voldoende. Je kunt jouw eigen device gebruiken of devices aanschaffen voor de on-site registratie. Hier zijn een aantal tips voor het kiezen van een geschikte smartphone of tablet.
Het besturingssysteem moet een tijd mee kunnen. Wijk niet teveel af van de huidige versie, dan zit je altijd goed.
De device ondersteunt een 4G internetverbinding. Optioneel kun je ook gebruik maken van een stabiele wifi-verbinding.
De Momice Check-in app is geen zware applicatie. Een werkgeheugen van 2GB is ruim voldoende.
Bluetooth versie 5.0 is een minimale vereiste voor een stabiele verbinding met de printer.
De camera heeft minimaal 5 megapixels. Hoe scherper de camera, des te gemakkelijker deze ook in donkere ruimtes de QR-codes herkent.
De batterijduur is goed tot uitstekend. Op de eventlocatie wil je zonder oplaadkabel kunnen scannen, aan een stuk door.
Voor ieder budget is er een smartphone of tablet. Ga voor een relatief nieuw model van Apple, dan raden wij een iPhone of iPad aan. Kies je voor Android, kijk dan naar een Samsung Galaxy of Samsung Galaxy Tab. Een ander merk kan natuurlijk ook, maar houd dan bovenstaande tips in het achterhoofd. Let ook op de verbindingsmogelijkheden, met een device dat zowel WiFi als 4G ondersteunt ben je verzekerd van een goede verbinding op locatie.
Lees meer over scannen en registreren in de Momice knowledge pagina.
Download hier de handige boodschappenlijst.