Met Momice kun je de bezoekers op het event eenvoudig (contactloos) inchecken en persoonlijke badges meegeven. In dit artikel lees je stap voor stap hoe je dit doet zonder dat je registratie via Momice verloopt.
Stap 1: Event aanmaken
Maak via je dashboard een nieuw event aan door te klikken op de knop ‘Nieuw evenement’.
Doorloop de basisinstellingen, zoals de event titel, event datum, categorie, event type en taal. Vink de optie 'open registratie' aan.
In de Website Module kun je de tabbladen Design en Pagina’s overslaan.
Stap 2: E-mail opstellen
In de Mail Module (envelop icoon in de linker grijze balk) kun je de e-mail opstellen waarin je de QR code of het e-ticket toevoegt.
Klik op tabblad 'Registratie bevestiging'.
Hier ga je de e-mail opstellen. Vul de velden bovenaan in: antwoord-e-mailadres, naam afzender en het onderwerp van de e-mail.
Klik onderaan de e-mail op 'Widget toevoegen' om afbeeldingen, tekstvakken en knoppen toe te voegen. Klik op het potlood icoon bij elk widget om wijzigingen te maken.
Er zijn 2 opties om de QR code of het e-ticket mee te sturen. Voeg de QR code widget toe om de QR code direct in de e-mail te tonen. Of zet onderaan bij E-ticket het vinkje op 'Ja' om het e-ticket als bijlage mee te sturen.
Pas het e-ticket aan via de Ticket Module (creditcard icoon in de linker grijze balk). Klik op het tabblad 'E-ticket'.
Stap 3: Registratie bevestiging testen
Om de e-mail te testen, voeg je jezelf handmatig toe via de Registratie Module (poppetje icoon in de linker grijze balk).
Klik op 'Genodigden toevoegen' en 'Handmatig toevoegen'.
Vul je voornaam, achternaam en e-mailadres in. Voeg eventueel andere gegevens in, die je ook van je genodigden hebt.
Vink de optie 'Aangemeld' aan en selecteer het standaard ticket in de dropdown.
Scrol naar beneden en klik op de knop 'Registratie bevestiging versturen'.
Open de e-mail in je inbox en controleer of alles correct is ingesteld. Denk hierbij ook aan de werking van eventuele hyperlinks en knoppen.
Stap 4: Lijst importeren
In de Registratie Module (poppetje icoon in de linker grijze balk) kun je de genodigdenlijst importeren.
Klik op 'Genodigden toevoegen' en 'Lijst importeren'.
Gebruik het voorbeeld Excel bestand als basis voor de juiste opzet.
Koppel de kolommen uit je Excel bestand aan de juiste Momice velden, en laat het bestand controleren op fouten. Corrigeer eventuele fouten in het Excel bestand en importeer de lijst opnieuw als dat nodig is.
Klik na het succesvol importeren, op de knop 'Zet genodigden op aangemeld'. Wil je alleen een specifieke lijst selecteren? Filter dan eerst op de gewenste lijst voordat je op deze knop klikt.
Controleer de geselecteerde contacten, kies in de dropdown het standaard ticket en vink de optie aan: 'Stuur een registratiebevestiging naar de nieuwe aanmeldingen'.
Alle geselecteerde genodigden worden nu op aangemeld gezet en ontvangen automatisch de registratiebevestiging per e-mail. Let op: deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.
LET OP: Test de volledige e-mail zorgvuldig voordat je genodigden op ‘aangemeld’ zet en de bevestiging automatisch wordt verstuurd.
Stap 5: Check-in instellingen
Download de Momice Check-in app in de Apple App Store of de Google Play Store.
Activeer de Check-in app in de Ticket Module (creditcard icoon in de linker grijze balk) via ‘Check-in’.
Momice genereert automatisch een inlogcode voor dit event.
Log in de Check-in app met de inlogcode.
In de Ticket Module via ‘Check-in’ kun je het gewenste label formaat kiezen, bepalen welke extra gegevens je op de badge wilt tonen en bekijken hoeveel printcredits er beschikbaar zijn.
Het is mogelijk om meerdere scan posities aan te maken. Dit is handig als je deelnemers op verschillende locaties of bij workshops wilt inchecken. Meer informatie over het aanmaken van scan posities vind je hier.
Stap 6: Check-in app met printers & badges testen
Zodra je bent ingelogd met de inlogcode, maakt de Check-in app automatisch een Bluetooth-verbinding met de dichtstbijzijnde Zebra labelprinter. Meer uitleg en handige video’s vind je hier.
Test de Check-in app vooraf om zeker te zijn van een goede werking tijdens het event. Wijzig het ‘Tijdslot voor ticket scannen’ in de Ticket Module (klik achter het toegangsticket op het potloodje). TIP: Vul bij 'Tijdslot voor tickets scannen' de begindatum in op het moment van testen en de einddatum van het event. Zo kun je gedurende de volledige periode e-tickets scannen.
Scan vervolgens je eigen QR-code met de Check-in app. Controleer in de Registratie Module of er een geel bolletje bij je naam verschijnt — dit geeft aan dat de check-in is gelukt.
Op de dag van het event verschijnen er twee extra tabbladen in de Registratie Module: ‘Aanwezig’ en ‘Afwezig’.