1. Momice Help Center
  2. Event Registratie
  3. Registraties importeren en exporteren

Lijsten importeren

Lijsten importeren

Vanuit Excel kun je jouw contacten importeren in het registratie-overzicht. Het is mogelijk meerdere lijsten te importeren voor diverse doelgroepen - je kunt iedere lijst je een eigen titel geven (bijvoorbeeld genodigden, partners, sponsors, VIP's). Wanneer je je contacten gaat inladen, krijg je een standaard template te zien. De kolommen in de Excel corresponderen met de opzet die jij hebt gemaakt in het registratieformulier (Website Module). Bij het importeren van de lijst moeten de registratievragen alleen nog handmatig gekoppeld worden aan de kolomtitels van jouw bestand. Momice helpt je hiermee door alvast een suggestie te doen. 

Bij het importeren, controleert Momice de lijst automatisch op fouten en dubbele contacten en reeds bestaande contacten in het registratie-overzicht. Bij de controle laat Momice de fouten en dubbele contacten zien en biedt de mogelijkheid de dubbele contacten over te slaan in de import. Wanneer het emailadres een fout bevat (spelling, verkeerde extensies of spaties), geeft Momice aan dat het emailadres niet klopt. Annuleer de import. De fout moet handmatig in jouw bestand worden opgelost. Daarna kun je het bestand met een nieuwe naam opnieuw importeren. 

Let op: Indien gekozen is voor formele aanhef, is het mogelijk om de aanhef zelf samen te stellen. Hiervoor moet een kolom geslacht worden toegevoegd aan de lijst.  Het maximum aantal genodigden importeren per keer staat standaard op 5000. Als je meer genodigden hebt in een lijst, splits de genodigden op of neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

Lijsten toevoegen aan bestaande lijsten

Bij het importeren van genodigdelijsten is het mogelijk om een nieuwe lijst aan een reeds bestaande lijst toe te voegen. Bij het importeren wordt er gevraagd of je de nieuwe lijst wil importeren als een nieuwe lijst óf dat je de nieuwe lijst aan een bestaande lijst wil toevoegen. Als je er voor kiest om je nieuwe lijst aan een bestaande lijst toe te voegen, kies dan de gewenste lijst.

Let op: In de Registratie- en de Mail Module bestaat er geen filter voor het selecteren van genodigden die al een mail hebben ontvangen. De nieuwe en 'oude' genodigden staan na het toevoegen door elkaar. Je kan in deze samengevoegde lijst alleen filteren op de status van een genodigde. Lees hier meer over filteren en de status van genodigden.

Lijsten importeren met voorkeurstaal (meertalige registratie)

Wanneer je een lijst gaat importeren raden we aan om de voorbeeld Excel template te gebruiken. Deze staat klaar bij het eerste scherm om te importeren.  In de Excel template staat een extra kolom ‘taal’. Hier voeg je de tweeletterige taalcode in per contact. De taalcodes zijn: nl - en - de - fr - es - it - pt. Wanneer je genodigden gaat selecteren voor je mail kun je kiezen uit deze taalopties.

Tips voor je Excel bestand: 

  • kopieer alle informatie uit het Excel document en plak alles in een nieuw Excel document. Sla het document op onder een andere naam. Zo verwijder je ook een eventueel wachtwoord.
  • controleer of alle namen in de email adressen juist gespeld zijn
  • verwijder alle opmaak uit het Excel-bestand
  • verwijder spaties vóór en na het emailadres
  • verwijder alle leestekens uit de email adressen: alleen punten. koppelteken - en underscore _ worden geaccepteerd