Met een dataverrijking vul je bestaande registratiedata aan met nieuwe informatie. Denk bijvoorbeeld aan zaalnummers, loterijcodes of extra persoonsgegevens.
Je kunt dataverrijking zowel tijdens als na afloop van de registratie gebruiken.
Let op
Maak altijd eerst een volledige export van het registratiebestand. Bewaar dit bestand als back-up, voor het geval er iets misgaat tijdens de import.
Koppel de geïmporteerde data altijd aan het juiste Momice-veld. Doe je dit niet, dan kan bestaande data worden overschreven.
Verwijder de kolom "Lijsten" niet uit het Excel-bestand als je deze opnieuw importeert. Doe je dit wel, dan kunnen deelnemers op een nieuwe lijst terechtkomen. Exporteer en importeer daarom altijd de kolom "Lijst" naam mee.
Verwijder altijd alle lege kolommen uit het Excel-bestand. Zo voorkom je dat lege velden worden geïmporteerd en bestaande data overschrijven.
Dataverrijking werkt alleen voor open vragen. Het is niet mogelijk voor gesloten vragen of workshopvragen.
Stappenplan
1. Maak een volledige back-up
Maak eerst een volledige export van het registratiebestand. Zo heb je altijd een compleet back-upbestand als er iets misgaat.
2. Maak een export van de data die je wilt verrijken
Maak daarna een tweede export van de gegevens die je wilt aanvullen. Meestal gaat het om deelnemers die zich hebben aangemeld.
3. Verwijder onnodige kolommen
Laat in deze tweede export alleen de volgende kolommen staan:
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
E-mailadres
Lijstnaam
Registration ID
4. Voeg de nieuwe kolom of kolommen toe
Voeg een nieuwe kolom toe aan het bestand voor de informatie die je wilt importeren.
Geef deze kolom een duidelijke naam, bijvoorbeeld:
Zaalnummer
Loterijcode
Personeelsnummer
Wil je meerdere gegevens importeren? Dan kun je meerdere kolommen toevoegen.
Tip: Je kunt ook bestaande kolommen aanpassen. Zo kun je bijvoorbeeld de lijstnamen in kolom "Lijst" wijzigen naar een andere of nieuwe lijst. Zorg er wel voor dat de lijstnaam exact overeenkomt.
5. Sla het bestand op
Sla het bestand op onder een duidelijke en herkenbare naam.
6. Importeer het bestand in Momice
Ga in Momice naar "Genodigden toevoegen" en klik daarna op "Lijst importeren".
Selecteer het ingevulde Excel-bestand en geef de lijst een naam. De gekozen lijstnaam maakt hierbij niet uit, omdat het bestand standaard niet op een nieuwe lijst wordt geïmporteerd.
7. Koppel de velden
Koppel de geïmporteerde velden aan de juiste Momice velden. Klik daarna op "Volgende".
Zie je bij de Momice velden de opties "Momice lijst" en "Momice registratie ID" niet staan? Neem dan contact op met [email protected]. Ons supportteam kan dataverrijking voor je activeren.
Let op: importeer het veld met de nieuwe informatie als verborgen veld of koppel het aan een open vraag in het registratieformulier.
8. Controleer de import
Controleer of er geen fouten in het bestand staan en klik op "Importeren".
9. Controleer of de dataverrijking goed is uitgevoerd
De data is nu verrijkt.
Controleer daarna steekproefsgewijs een aantal deelnemers. Klik op het potloodicoon achter de registratie. Zo weet je zeker dat de import correct is uitgevoerd.
Na de import
De nieuw toegevoegde informatie kun je daarna gebruiken in een e-mail als geïmporteerd veld of als vooraf ingevuld antwoord in het registratieformulier.
Tip: Zet in de open registratievraag de optie "Veld vastzetten" aan. Zo voorkom je dat genodigden het antwoord aanpassen.
