Wil je samenwerken met iemand uit een ander Momice account? Dan kun je deze gebruiker als externe gebruiker toevoegen aan je account en vervolgens uitnodigen voor één of meerdere events.
Met deze functie kunnen account admins zelf externe gebruikers uitnodigen. Je hoeft hiervoor geen contact op te nemen met Momice.
Wat je met externe gebruikers kunt doen
Met externe gebruikers kun je veilig samenwerken over verschillende Momice accounts.
Voordelen:
Je regelt uitnodigingen volledig zelf
Uitnodigingen worden veilig per e-mail verstuurd
Je houdt overzicht via "Externe gebruikers"
Je kunt uitnodigingen opnieuw versturen of intrekken
Toegang wordt direct verwijderd zodra je een externe gebruiker verwijdert
Wie kan externe gebruikers toevoegen?
Alleen gebruikers met admin rechten kunnen externe gebruikers toevoegen en beheren.
Let op: zonder admin rechten heb je geen toegang tot het overzicht met externe gebruikers. Lees meer over de verschillende rechten binnen Momice.
Voordat je begint
Een externe gebruiker kan alleen worden uitgenodigd als het e-mailadres gekoppeld is aan een bestaand Momice account.
Een externe gebruiker toevoegen aan je account
Volg deze stappen:
Ga in je dashboard naar "Instellingen"
Klik op "Externe gebruikers"
Klik op "Externe gebruiker uitnodigen"
Vul het e-mailadres van de gebruiker in
Klik op "Uitnodigen".
Als het e-mailadres gekoppeld is aan een Momice account, ontvangt de gebruiker een uitnodiging per e-mail.
Wat moet de externe gebruiker doen?
De externe gebruiker ontvangt een e-mail met de uitnodiging.
Volg deze stap:
Klik in de e-mail op "Verzoek accepteren".
Na het accepteren is de koppeling ingesteld. De gebruiker ziet events pas zodra hij of zij ook daadwerkelijk aan een event is toegevoegd.
Een externe gebruiker toevoegen aan een event
Nadat de gebruiker het verzoek heeft geaccepteerd, kun je deze persoon toevoegen aan een event.
Volg deze stappen:
Ga naar je dashboard
Klik op het poppetje met plusje bij het gewenste event
Klik op "Selecteer gebruiker"
Scrol in de dropdown naar "Externe gebruikers"
Kies het juiste e-mailadres
Verstuur de uitnodiging
Let op: de externe gebruiker moet het accountverzoek eerst hebben geaccepteerd voordat je deze persoon kunt toevoegen aan een event.
Wat gebeurt er daarna?
Zodra de externe gebruiker aan het event is toegevoegd:
ontvangt deze persoon een e-mail
kan de gebruiker via de e-mail direct naar het dashboard gaan
krijgt de gebruiker toegang tot het event waarvoor hij of zij is uitgenodigd
Extra opties bij Externe gebruikers
In het overzicht "Externe gebruikers" zie je welke externe gebruikers zijn toegevoegd en welke uitnodigingen nog openstaan.
Je hebt hier de volgende opties:
Uitnodiging opnieuw versturen
Klik op het postvak-icoon om een openstaande uitnodiging opnieuw te versturen.
Uitnodiging intrekken of gebruiker verwijderen
Klik op het kruis-icoon om:
een openstaande uitnodiging in te trekken
een externe gebruiker te verwijderen
Let op: deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.
Na verwijdering verliest de gebruiker direct toegang tot:
je account
alle events waaraan deze gebruiker was toegevoegd
Voeg je deze gebruiker later opnieuw toe? Dan wordt eerdere toegang niet automatisch hersteld.
Bekijken aan welke events een gebruiker is toegevoegd
Klik op het vergrootglas-icoon om te zien aan welke events de externe gebruiker is gekoppeld.
Samengevat
Het toevoegen van externe gebruikers bestaat uit twee stappen:
je voegt de gebruiker toe aan je account
je voegt de gebruiker daarna toe aan het gewenste event
Zo houd je als admin volledige controle over samenwerking met gebruikers uit andere accounts.