Het kan voorkomen dat e-mails die via Momice worden verstuurd in de spammap terechtkomen.
Je kunt dit op verschillende manieren voorkomen:
Markeer Momice als vertrouwde afzender in Outlook of Gmail.
Laat je IT-afdeling Momice whitelisten.
Koppel voor een betere e-mailbezorging je eigen verzenddomein aan Momice.
Controleer de inhoud van je e-mails wanneer vooral externe ontvangers problemen ervaren.
Hieronder leggen we de verschillende mogelijkheden uit.
Momice als vertrouwde afzender toevoegen
Ontvang je zelf e-mails van Momice in je spammap? Voeg dan [email protected] toe als vertrouwde of veilige afzender in je e-mailprogramma.
Outlook
Open Outlook.
Klik rechtsboven op het tandwiel.
Klik op Alle Outlook-instellingen weergeven.
Ga naar Ongewenste e-mail.
Zoek Veilige afzenders en domeinen.
Klik op Toevoegen.
Voeg [email protected] toe.
Gmail
Is een e-mail van Momice al in je spammap terechtgekomen?
Open Gmail.
Ga naar de map Spam.
Open of selecteer de betreffende e-mail.
Kies Geen spam.
Gmail verplaatst de e-mail vervolgens naar je inbox. Hiermee help je Gmail ook herkennen dat berichten van deze afzender gewenst zijn.
Momice whitelisten binnen je organisatie
Komen e-mails van Momice bij meerdere collega's in de spammap terecht? Vraag dan je IT-afdeling om Momice te whitelisten.
Door Momice toe te voegen aan de lijst met toegestane afzenders verklein je de kans dat e-mails binnen je organisatie als spam worden gemarkeerd.
Geef de volgende gegevens door aan je IT-afdeling:
Afzender: [email protected]
Mailserver: mail.momice.com
IP-adres: 213.32.132.37
Let op: De exacte manier waarop whitelisting wordt ingesteld, verschilt per e-mailomgeving en organisatie. Je IT-afdeling kan bepalen welke instellingen hiervoor nodig zijn.
Een eigen verzenddomein instellen met DKIM, SPF en DMARC
Voor een optimale e-mailbezorging kun je je eigen verzenddomein koppelen aan Momice.
E-mails worden dan verstuurd via je eigen domein, bijvoorbeeld [email protected], in plaats van via het standaarddomein van Momice. Hierdoor kunnen ontvangende mailservers beter herkennen dat Momice toestemming heeft om namens jouw organisatie e-mails te versturen.
Dit kan de kans verkleinen dat e-mails als spam worden gemarkeerd.
Neem voor het instellen van een eigen verzenddomein contact op met [email protected]. Het Momice-team levert de DNS-records aan die je IT-afdeling aan de instellingen van je domein moet toevoegen.
Wat moet je IT-afdeling instellen?
Je IT-afdeling configureert hiervoor onder andere de volgende DNS-records:
SPF-record: geeft Momice toestemming om e-mails namens jouw domein te versturen.
DKIM-record: voegt een digitale handtekening toe waarmee ontvangende mailservers kunnen controleren of de e-mail legitiem is.
DMARC-record: bepaalt hoe ontvangende mailservers moeten omgaan met berichten die niet aan de SPF- of DKIM-controles voldoen.
Tip: Neem contact op met [email protected] wanneer je een eigen verzenddomein wilt instellen. Momice levert de exacte DNS-waarden die voor jouw domein nodig zijn.
E-mails naar externe ontvangers komen in de spammap
Komen e-mails vooral bij externe relaties in de spammap terecht? Dan heb je minder invloed op de instellingen van de ontvangende mailserver.
Iedere organisatie gebruikt eigen spamfilters en beveiligingsregels. Hierdoor kan een bericht bij de ene ontvanger probleemloos worden afgeleverd en bij een andere ontvanger als spam worden gemarkeerd.
Je kunt wel rekening houden met de inhoud van je e-mail.
Probeer bijvoorbeeld:
overdreven commerciële formuleringen te vermijden;
niet onnodig veel speciale tekens zoals !, $, €, & of % te gebruiken;
een duidelijk en herkenbaar onderwerp te gebruiken;
voorzichtig te zijn met onderwerpregels of afzendernamen die lijken alsof een bericht rechtstreeks namens een directielid wordt verstuurd.
Sommige beveiligingsfilters zijn extra streng op berichten die mogelijk op phishing of ongewenste reclame lijken.
Wordt een e-mail niet afgeleverd?
Kun je een verzonden e-mail niet afleveren en zie je in Momice een status zoals bounced of blocked? Lees hier meer over bounces en afleverstatussen.
Je vindt de afleverstatus van een e-mail via: Mail Module → Verstuurd → statistieken-icoon.
Zie je bij veel ontvangers een foutmelding? Neem dan contact op met [email protected].