Wanneer het maximum aantal aanmeldingen voor je event is bereikt, kun je overige genodigden laten registreren via een reservelijst.
Als organisator bepaal je zelf:
Of reserves automatisch worden aangevuld wanneer er een plek vrijkomt.
Of je dit handmatig wilt beheren.
Belangrijk om te weten
De reservelijst is pas te testen nadat je het event hebt geactiveerd via ‘Event activeren’.
De reservelijst wordt automatisch geactiveerd zodra het maximum aantal toegangstickets is bereikt.
De reservelijst is:
Alleen beschikbaar als add-on op je licentie.
Ook los af te nemen tegen meerprijs.
Niet beschikbaar voor betaalde tickets.
Niet te combineren met introducé-registratie binnen hetzelfde event.
Voor activatie neem je contact op via [email protected]. Als de reservelijst al is aangeschaft, activeer je de add-on via Instellingen Module → Geavanceerd en vink je “Ja” aan bij de vraag: “Wil je dat jouw genodigden zich kunnen aanmelden voor de reservelijst zodra het maximum aantal registraties is bereikt?”
Hoe werkt het maximum aantal registraties?
Stel:
Je hebt een maximum van 200 deelnemers ingesteld op je toegangsticket.
De 200e persoon rondt het registratieformulier succesvol af → het event wordt als vol beschouwd.
Wat gebeurt er daarna?
Komt iemand tijdens dat moment nog op het formulier terecht?
→ Dan wordt automatisch de reservelijst getoond.Wordt een registratie niet afgerond?
→ De gereserveerde plek vervalt automatisch na 45 minuten.
→ Het aantal registraties daalt dan bijvoorbeeld naar 199.
Let op bij handmatige reservelijst:
De vrijgekomen plek wordt niet automatisch aangeboden aan iemand op de reservelijst.
Dit moet je dan zelf beheren.
Belangrijke aandachtspunten
De reservelijst geldt altijd voor alle toegangstickets binnen het event (niet per afzonderlijk ticket instelbaar).
Gereserveerde aanmeldingen worden via de Ticket Module meegeteld in het totaal.
Na het sluiten van de registratie op datum blijft de reservelijst zich automatisch aanvullen.
→ Kies indien nodig voor handmatig.
Uitschakelen van de reservelijst
Wanneer je de reservelijst uitschakelt:
Verdwijnt het tabblad ‘Reservelijst’ in de Registratie Module.
Blijven de personen wel bewaard.
Zijn zij herkenbaar aan een rood bolletje.
Kun je niet meer filteren op reservelijst.
Registratieflow voor genodigden
De genodigde klikt op de registratielink.
De genodigde kiest het ticket ‘Reserveer reservelijst’.
De melding dat het maximum is bereikt, kun je aanpassen via:
Website Module → Pagina’s → Registreren → Registratieteksten → "Reservelijst registratie tekst".De genodigde vult de gegevens in.
De genodigde ontvangt automatisch een bevestiging van de reservelijst per e-mail.
In de Registratie Module worden "Aangemelden" en "Reserves" apart weergegeven.
Automatisch of handmatig aanvullen
Handmatig
Jij zet zelf een reserve om naar "Aangemeld".
Dit doe je via het potlood-icoon achter de naam.
Vink "Reservelijst" uit om de persoon officieel te registreren.
Klik op "Bewaar".
Kies in de pop-up "Ja" bij de vraag: Wilt u een e-mailbevestiging versturen?
De persoon ontvangt de officiële registratiebevestiging.
Automatisch
De eerst aangemelde reserve (bovenaan) schuift automatisch door.
Iedere 5 minuten wordt gecontroleerd of er plek vrij is.
De persoon ontvangt automatisch de officiële registratiebevestiging.
E-mails bij reservelijst
In de Mail Module staan automatisch twee e-mails klaar:
Bevestiging reserve → wordt verstuurd bij aanmelding op de reservelijst.
Registratie bevestiging → wordt verstuurd wanneer iemand van reserve naar aangemeld wordt verplaatst.
Beide e-mails kun je zelf aanpassen.
Workshops in combinatie met de reservelijst
Hoe werkt dit?
De reservelijst wordt geactiveerd zodra het maximum aantal plekken in het toegangsticket is bereikt.
Workshops hebben vaak ook een eigen maximum aantal plekken.
Wanneer iemand zich aanmeldt voor de reservelijst:
Kan deze persoon nog steeds een workshop kiezen.
Mits daar nog plekken beschikbaar zijn.
De workshopplek wordt dan al direct gereserveerd.
Ook al staat de persoon zelf nog op de reservelijst.
Dit kan invloed hebben op je capaciteit.
Waarom wij adviseren om bij workshops de reservelijst op handmatig te zetten
Situatie:
Alle workshops zijn vol.
Iemand meldt zich aan op de reservelijst.
Deze persoon kan op dat moment geen workshop keuze maken.
Later meldt iemand zich af.
De reservelijst staat op automatisch.
Wat gebeurt er dan?
De eerstvolgende reserve wordt automatisch doorgeschoven.
Deze persoon komt officieel op "Aangemeld" te staan.
Maar heeft geen workshop geselecteerd.
Dat kan onwenselijk zijn. Ons advies wanneer je werkt met workshops én een reservelijst: Zet de reservelijst op handmatig.
Zo kun je:
Zelf bepalen wie je doorschuift.
Controleren of er een workshop keuze is gemaakt.
Eventueel handmatig een workshop plek toewijzen.
Dit voorkomt ongewenste situaties in je workshop capaciteit.
Tips
Houd het maximum goed in de gaten.
Nodig contacten eventueel in fases uit.
Kies bij complexe registratie liever voor handmatig.
Overweeg introducé-registratie met een maximum aantal plaatsen als alternatief.