In de Mail Module bepaal je welke genodigden je e-mail ontvangen. Je kunt een volledige lijst selecteren of filters combineren om een specifieke doelgroep samen te stellen.
Bij het plannen van een e-mail kun je kiezen voor een statische of dynamische selectie.
Statische of dynamische selectie
Het verschil zit in het moment waarop Momice bepaalt wie de e-mail ontvangt.
Statisch
De ontvangerslijst wordt vastgezet op het moment dat je de e-mail plant. Wijzigingen daarna hebben geen invloed meer op deze verzending.
Dynamisch
Momice controleert op het moment van verzenden opnieuw welke genodigden aan je ingestelde filters voldoen. De uiteindelijke ontvangers kunnen daardoor veranderen tussen het plannen en verzenden van de e-mail.
Dit is bijvoorbeeld handig wanneer genodigden zich na het plannen nog kunnen aanmelden, afmelden of hun gegevens kunnen wijzigen.
Voorbeeld: Je plant op maandag een e-mail voor alle aangemelde Nederlandstalige deelnemers. De e-mail wordt vrijdag verstuurd. Kies je voor een dynamische selectie, dan kijkt Momice vrijdag opnieuw wie op dat moment aan deze voorwaarden voldoet.
Tip: Gebruik een dynamische selectie wanneer je doelgroep kan veranderen voordat de e-mail wordt verzonden.
Genodigden selecteren
Zorg voordat je begint dat je één of meerdere lijsten hebt geïmporteerd in de Registratie Module.
Open de Mail Module.
Open je conceptmail via het potloodicoon.
Klik op "Genodigden uit overzicht kiezen".
Selecteer de lijst met genodigden die je wilt gebruiken.
Kies eventueel één of meerdere filters.
Gebruik de zoekbalk als je een specifieke genodigde wilt vinden.
De-selecteer genodigden die je niet wilt meenemen.
Controleer het aantal geselecteerde genodigden.
Sluit het venster.
Klik op "Testen en verzenden".
Test, plan of verstuur je e-mail.
Lees hier hoe je een test-e-mail verstuurt.
Wanneer je een concept later opnieuw opent, bewaart Momice je eerder geselecteerde genodigden en de gebruikte filters. Je hoeft je selectie dus niet opnieuw op te bouwen.
Alleen geselecteerde genodigden tonen
Wil je alleen de genodigden bekijken die je al hebt geselecteerd?
Stel eerst de gewenste filters in.
Zet "Alleen geselecteerde tonen" aan.
De lijst toont nu alleen de geselecteerde genodigden.
Gebruik de zoekbalk om binnen deze selectie naar een specifieke persoon te zoeken.
Tip: Dit is handig als je een grote doelgroep hebt geselecteerd en snel wilt controleren of een specifieke genodigde in je selectie zit.
E-mail definitief verzenden
Voordat je een e-mail definitief kunt verzenden, moet je bevestigen dat je alle controlepunten hebt doorlopen.
Controleer de inhoud, instellingen en ontvangers van je e-mail.
Scroll in het scherm naar beneden.
Vink "Ik heb al het bovenstaande gecontroleerd en afgerond" aan.
De knop "Ja, verzenden" wordt daarna klikbaar.
Klik op Ja, verzenden om de e-mail definitief te versturen.
Let op: Zolang je deze bevestiging niet aanvinkt, kun je de e-mail niet verzenden.
Genodigden filteren
Je kunt filteren op:
lijst
taal
status
workshopvragen of gesloten vragen
toegangsticket
Je kunt meerdere filters combineren om een specifieke doelgroep samen te stellen.
Zo kun je bijvoorbeeld alleen genodigden selecteren uit een bepaalde lijst die Nederlands als taal hebben ingesteld én aangemeld zijn.
Actuele selectie bekijken
Momice toont welke genodigden op dat moment aan je filters voldoen.
Veranderen de gegevens van een genodigde? Dan wordt de selectie opnieuw bijgewerkt op basis van de ingestelde criteria.
Let op: Bij een dynamisch geplande e-mail kan de uiteindelijke ontvangerslijst daardoor nog veranderen tot het moment van verzenden.
Filters wissen
Wil je opnieuw beginnen? Klik op "Filter wissen" om de ingestelde filters te verwijderen.
Let op: Je selectie en filters blijven bewaard wanneer je het venster sluit. Controleer daarom altijd welke filters actief zijn voordat je een e-mail plant of verstuurt.
Filteren op status
Je kunt onder andere kiezen uit:
Genodigden
Geen reactie
Aangemeld
Aanwezig
Afwezig
Iedereen
Niemand — hiermee wis je de huidige selectie
Filteren op lijst
Via "Alle lijsten" kies je een lijst die je eerder in de Registratie Module hebt geïmporteerd.
Je kunt dit combineren met andere filters, zoals taal, status, workshopvragen of toegangstickets.
Filteren op taal
Via "Alle talen" selecteer je genodigden op basis van hun taalkeuze.
Combineer dit filter eventueel met andere criteria om je doelgroep verder te verfijnen.
Filteren via Selecteer filter
Via "Selecteer filter" kun je onder andere filteren op:
workshopvragen
gesloten enkelkeuzevragen
gesloten meerkeuzevragen
Je kunt deze filters combineren met bijvoorbeeld een lijst, taal of status. Bij de filters toont Momice hoeveel personen aan de gekozen criteria voldoen.
Filteren via Selecteer ticket
Wil je filteren op toegangsticket? Gebruik dan de aparte optie "Selecteer ticket".
Klik op "Selecteer ticket".
Kies het gewenste toegangsticket.
Combineer deze selectie eventueel met andere filters, zoals lijst, taal of status.
Zo kun je je doelgroep verder verfijnen op basis van het gekozen toegangsticket.
Genodigden uit meerdere lijsten selecteren
Je kunt niet meerdere lijsten tegelijk openen. Je kunt wel genodigden uit verschillende lijsten aan dezelfde verzendlijst toevoegen.
Selecteer de eerste lijst.
Pas de gewenste filters toe.
Controleer de geselecteerde genodigden.
Kies vervolgens de volgende lijst.
Pas opnieuw de gewenste filters toe.
Controleer het totale aantal geselecteerde genodigden.
Tip: Werk lijst voor lijst. Zo houd je overzicht over je selectie.
Afgemelde genodigden
Wanneer een genodigde zich afmeldt voor je event, kun je dit e-mailadres niet meer gebruiken voor toekomstige e-mails over hetzelfde event.
Momice verwijdert afgemelde genodigden daarom automatisch uit de selecteerbare genodigden in de Mail Module.
Je vindt deze personen nog wel terug in het registratieoverzicht met de status Afgemeld.
Let op: Afgemelde genodigden kunnen niet opnieuw vanuit de Mail Module worden geselecteerd voor e-mails over dit event.
Geplande en verstuurde e-mails controleren
In de map "Verstuurd" zie je of een e-mail een statische of dynamische selectie gebruikt.
Je ziet hier ook duidelijk het verschil tussen:
e-mails die al zijn verstuurd
e-mails die gepland staan
Bij een geplande e-mail zie je de geplande verzenddatum en het tijdstip. Geplande e-mails worden op het ingestelde lokale tijdstip verzonden.
Filters van een dynamische verzending controleren
Wil je controleren welke filters voor een dynamische verzending zijn ingesteld?
Klik bij de e-mail op het klokicoon.
Scroll naar beneden.
Klik op "Bekijk de volledige deelnemerslijst".
Je ziet hier welke filters zijn ingesteld en welke genodigden op dit moment aan deze criteria voldoen.
Tip: Controleer bij een geplande dynamische verzending altijd nogmaals de filters. De ontvangerslijst zelf kan tot het verzendmoment veranderen.
Gekozen filters van een verzonden e-mail bekijken
Wil je achteraf controleren welke filters je voor een verzonden e-mail hebt gebruikt?
Open de map "Verstuurd".
Klik bij de verzonden e-mail op het statistieken symbool.
Scroll naar beneden op de pagina.
Bekijk de filters die voor deze verzending zijn gebruikt.
Zo kun je altijd terugzien welke filters je had geselecteerd voor de betreffende e-mail.
Geplande e-mail annuleren
Open de map "Verstuurd".
Zoek de geplande e-mail.
Klik op het klokicoon.
Annuleer de geplande verzending.
E-mail dupliceren
Je kunt een geplande of verstuurde e-mail dupliceren.
Open de map "Verstuurd".
Zoek de gewenste e-mail.
Klik op het icoon met de twee vierkanten.
De e-mail wordt als kopie bij je concepten geplaatst.
Pas de e-mail en doelgroep eventueel aan.
Test, plan of verstuur de e-mail opnieuw.