Ga naar Instellingen - Basis. Scrol naar beneden naar 'Taal'. Wijzig je taal instelling naar 'formeel'. In de Registratie Module klik je op 'Genodigden toevoegen' en kies 'Lijst importeren'. Je kunt kiezen om het Excel-template te downloaden of je eigen bestand te gebruiken. In je eigen Excel-bestand voeg je een nieuwe kolom 'Geslacht' of 'Aanhef' toe. Vul bij de kolom 'Geslacht' of 'Aanhef' een 0 in voor alle dames (aanhef: ’mevrouw’) en een 1 voor alle heren (aanhef ‘heer’).
LET OP: Om het geslacht te kunnen importeren wijzig je de taal instellingen naar 'formeel'.
Ga vervolgens naar je concept in de Mail Module. Boven de mail editor zie je de knop 'Aanhef samenstellen'. Selecteer de onderdelen die je wilt meenemen in de aanhef en klik op ‘Bewaar’. Nu kun je de volgorde van de onderdelen bepalen door ze te verschuiven. Geef tenslotte aan of het tussenvoegsel moet beginnen met een hoofdletter of kleine letter. Kies opnieuw ‘Bewaar’. Momice toont direct een willekeurig voorbeeld uit het registratieoverzicht.
De gewenste aanhef ('Geachte', 'Beste' of iets anders) moet handmatig worden toegevoegd in de aanhef van de mail. Daarna selecteer je bij ’Vaste onderdelen invoegen' de optie 'Aanhef'.
Bewaar je e-mail door onderaan op de knop ‘Bewaar’ te klikken. Klik op ‘Testen en verzenden’, bekijk het voorbeeld of stuur een test e-mail. Overbodige spaties worden automatisch verwijderd.
De aanhef in de mail kijkt naar de taal van de genodigde. Je kan de aanhef goed testen door een genodigde voor af te selecteren. Klik hiervoor op de knop 'Genodigden uit overzicht kiezen'. Selecteer jezelf of een collega als testpersoon. Controleer of er 1 genodigde geselecteerd staat. Momice zal nu jou of je collega als test registratie gebruiken.
Communicatie bij onbekend geslacht
In de Registratie Module zijn de geslachtsopties: Niet gespecificeerd, Man en Vrouw. Dit kan bij het opstellen van mailings of formele uitnodigingen een uitdaging zijn hoe je een passende aanhef formuleert. Als organisator is het belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan.
Formele keuze
Bij formele communicatie, zoals uitnodigingen per e-mail, is het aan te raden geen gebruik te maken van een aanhef zoals "Geachte heer/mevrouw" wanneer het geslacht niet bekend is. Een veilige en persoonlijke oplossing is het gebruik van de voornaam van de genodigde. Bijvoorbeeld: "Beste Eva," in plaats van "Geachte heer/mevrouw." Dit voorkomt ongemakkelijke situaties en behoudt toch een professionele toon.
Informele keuze
Bij informele communicatie kun je kiezen voor een aanhef zoals "Hallo" of "Hoi", eventueel gevolgd door de voornaam. Dit komt persoonlijk over en sluit goed aan bij een inclusieve benadering. Als je ook rekening wilt houden met non-binaire deelnemers, kun je dit regelen via het registratieformulier. Voeg een gesloten vraag toe over hoe iemand aangesproken wil worden. Zo kun je deze informatie gebruiken in je communicatie per e-mail.
Door zorgvuldig om te gaan met aanhef en tone of voice creëer je een uitnodigende en inclusieve ervaring voor alle deelnemers, ongeacht hoe zij zichzelf identificeren.