Om er zeker van te zijn dat je uitnodiging en registratie proces helemaal vlekkeloos verloopt hebben we een checklist voor je gemaakt:
Doorloop het hele uitnodiging en registratieproces
Stuur een test uitnodiging: Ga naar de Mail Module en stuur een test uitnodiging naar jezelf en eventueel naar collega’s: Open je concept met het potloodje. Klik op ‘Genodigden uit overzicht kiezen’ en selecteer hier jezelf of een collega. Selecteer slechts één persoon om te voorkomen dat je niet je eigen uitnodiging aan het testen bent. Klik hierna op ‘Testen en verzenden’, kies voor ‘Ga naar testen’. Vul hier je eigen e-mailadres in of die van je collega.
Let op: als je je eigen e-mailadres in én die van je collega invult, ontvangen jullie beide dezelfde test e-mail, met de gegevens van de persoon die je hebt geselecteerd.
Controleer de uitnodiging: Controleer het onderwerp, de aanhef, de datum en tijden die je communiceert in de uitnodiging. Klik op alle knoppen en hyperlinks in je uitnodiging. Test of deze allemaal goed werken. Klik op de knop ‘Registreren’ en meld jezelf aan voor het event.
Controleer het registratieformulier: Controleer de vragen voor iedere doelgroep indien je een aangepast formulier gebruikt met bijvoorbeeld meerdere tickets en lijsten.
Controleer de registratiebevestiging:
Controleer de aanhef, datum en tijden die je communiceert. Klik hier ook op alle knoppen en eventuele hyperlinks.
Klik op de het agenda item om te zien of alles klopt:
de event titel
het adres van de locatie.
de event url klopt
de juiste datum en tijden geblokkeerd worden in je agenda.
E-ticket: Indien je een e-ticket meestuurt; controleer of de inhoud naar wens is. Worden er registratievragen getoond op het e-ticket en wil je dit niet? Ga naar de registratiepagina binnen de Website Module. Klik achter de betreffende registratievraag op het potloodje, klik op ‘Instellingen’ en vink je toegangstickets uit onder ‘Toon dit veld op de e-ticket’.
Deelnemers inchecken:
Activeer de check-in app in de Ticket Module.
Stel de datum van de gewenste ticket in de Ticket Module ‘Geldig op (optioneel)’ in op de dag van vandaag tot de dag na het event.
Download de check-in app en log in met de inlogcode. Lees hier meer over on site registratie
Scan de QR code in de e-ticket of in de registratiebevestiging.
Event website: Controleer de datum, het programma en de overige pagina’s van de event website. Bekijk de event website ook vanaf je smartphone om te zien of alles naar wens is. Tip: om de event website op je smartphone te bekijken kun je de QR code scannen in de Website Module onder Instellingen.
Meer aandachtspunten
Registratie instellingen
Heb je gekozen voor een open registratie of een persoonsgebonden registratie? Controleer of je de juiste keuze hebt gemaakt. Lees hier meer wanneer je gebruik maakt van een open of een persoonsgebonden registratie.
Bij een event met een persoonsgebonden registratie is het belangrijk dat alle genodigden in de Registratie Module staan. Alleen de genodigden die zijn geïmporteerd kunnen zich aanmelden met het e-mailadres of unieke code.
Werk je bij jouw event met een open registratie en heb je een lijst genodigden geïmporteerd? Controleer je knoppen en hyperlinks in de Mail Module. Maak altijd gebruik van twee knoppen: Een algemene registratie knop en een gepersonaliseerde registratieknop. Lees hier meer hoe je dit doet.
Twijfel je of je de juiste knop instelling hebt gebruikt? Neem contact op met onze support voordat je de uitnodiging verstuurd.
Registratie sluiten op datum: Sluit jouw registratie op een specfieke datum? Controleer dan of je juiste sluitingsdatum hebt gekozen, en of de datum niet in het verleden staat.
Registratie sluiten aantallen: Heb je gekozen voor een maximum aantal deelnemers? Check dan ook of het aantal klopt.
Controleer of de gastenlijstpagina in de Website Module aan of uit staat. Als de gastenlijst pagina aan staat, worden jouw registraties op de gastenlijst geplaatst als zij daar toestemming voor geven in het registratieformulier.
Toegangstickets
Controleer de volgende instellingen in de Ticket Module als je meerdere toegangstickets hebt aangemaakt of tickets aan lijsten hebt gekoppeld.
Controleer de volgende velden:
‘Begin- en einddatum ticketuitgifte’; dit is de periode dat de registratie geopend is en het ticket geselecteerd kan worden.
‘Tijdslot voor tickets scannen’; binnen deze datum en tijd kunnen de e-tickets gescand worden op de dag(en) van het event.
‘Geldig op (optioneel)’; deze datum komt terug in de agendalink.
Heb je lijsten gekoppeld aan je toegangstickets? Controleer voor alle toegangstickets of je de juiste lijst hebt geselecteerd.
Meertalig event
Wanneer je jouw event in 2 talen hebt opgezet, controleer dan de hele uitnodiging, registratie, bevestiging en website ook voor de 2e taal.