On-site registratie met de Momice Check-in app en printers

Alles over bezoekers op je event inchecken en badges printen met de Momice Check-in app

Met Momice kun je eenvoudig de on-site registratie volledig automatiseren:

  • In de registratiebevestiging kun je een e-ticket met persoonlijke QR code erop sturen.
  • Momice heeft een mobiele app waarmee je als organisator je bezoekers kunt inchecken door de QR code op e-ticket te scannen.
  • Daarnaast kun je een Zebra label printer aan de Check-in app koppelen via Bluetooth.
  • De printer print een persoonlijk label op het moment dat de deelnemer ingecheckt wordt.
  • Na het scannen wordt de status in het registratieoverzicht automatisch veranderd van ‘afwezig’ in ‘aanwezig’.

Let op: er is een actieve internetverbinding nodig om de gegevens in Momice up-to-date te houden.

Bekijk in deze video hoe het voor de bezoekers werkt:

 

Smartphone en tablet 

De Check-in app werkt op devices met een iOS of Android besturingssysteem. Je hoeft geen extra handscanners te kopen, of QR-code scanners te installeren – de camera van een smartphone of tablet is voldoende. Je kunt jouw eigen device gebruiken of speciaal devices aanschaffen voor de on-site registratie. 

In dit artikel geven we je een aantal tips voor het kiezen van een geschikte smartphone of tablet.  De app kan op meerdere smartphones of tablets gelijktijdig gebruikt worden om bezoekers in te checken.

Bekijk in deze video hoe de Check-in app werkt


Download de Momice Check-in app:

Apple App Store

Google Play Store


Zo werkt het

  • Download de app in de App of Play store.
  • Activeer de Check-in app in de Ticket Module.
  • Momice genereert automatisch een inlogcode voor dit event. 
  • Log in de Check-in app met de inlogcode
  • Vervolgens zie je 5 menu-opties in de app.
  • Zodra het event is afgelopen is het verstandig om de app weer te deactiveren in de Ticket Module. De registratiegegevens zijn dan niet langer toegankelijk.
  • Je kunt per scan positie bezoekers inchecken voor één event. Binnen een event kun je wel verschillende tickets maken én scannen.
  • Het is mogelijk om meerdere scan posities aan te maken om bijvoorbeeld deelnemers in te checken op meerdere locaties of bij workshops. Aan iedere afzonderlijke scan positie kun je een eigen inlogcode toekennen. Zo houd je controle over wie toegang heeft tot het scannen op de verschillende posities tijdens je event. Scan posities zonder gekoppelde code zijn voor iedereen beschikbaar in de Check-in app.

De app verbinden met een label printer

 

  • Zodra je bent ingelogd met de inlogcode, maakt de Check-in app automatisch een Bluetooth-verbinding met de dichtstbijzijnde Zebra labelprinter. 
  • Het bedieningspaneel op de printer geeft aan of de printer daadwerkelijk verbonden is met een smartphone of tablet. Het rechter lampje, met het teken met drie blokjes, moet rood gekleurd zijn. De kleur zegt in dit geval niets over de status van de verbinding, dus verwacht hier geen groen lampje. 
  • In het startmenu van de Check-in app verschijnt bij ‘Connected Printer’ de naam van de printer, dit is een code van 12 tekens. Heeft de app nog geen printer gevonden of wil je liever een andere Zebra printer verbinden, klik dan op ‘select printer’. 
  • In het menu zie je de beschikbare printers verschijnen. Klik op de gewenste printer, om verbinding te maken. Wanneer app en printer verbonden zijn, verschijnt er een vinkje achter de naam van de printer. 
  • Werk je met meerdere printers bij jouw on-site registratie? We raden je aan de printers en devices één voor één met elkaar te verbinden. Schakel je de bluetooth van alle smartphones of tablets tegelijk in, dan maken zij direct met de automatisch verbinding met de dichtstbijzijnde, beschikbare printer verbinding. Hier heb je geen invloed op. Als je dit voor smartphone of tablet afzonderlijk doet, weet je exact welk device aan welke printer is gekoppeld.

Bekijk hier de video over het installeren van de Zebra printer.


5 Menu-opties in de app

  • Event info: hier vind je de gegevens van het event en kun je de app met een label printer verbinden. Wil je dat jouw bezoekers zich contactloos inchecken, activeer dan de contactless check-in optie in het info menu van de Check-in app.
  • Scan: met de camerafunctie van de smartphone of tablet worden QR-codes supersnel gelezen. Bovenaan worden de scan posities, het verwachte aantal mensen (aanmeldingen) en het aantal reeds ingecheckte mensen (aanwezig) getoond.

TIP: Gebruik de flitser voor scannen in een donkere ruimtes.

  • Statistics: de statusbalk toont het totaal aantal aanwezigen ten opzichte van het aantal verwachte gasten (aanmeldingen). Per scan positie zie je het aantal mensen dat is ingecheckt.
  • Search: zoek registraties op naam, wanneer bezoekers geen e-ticket bij de hand hebben, wanneer de QR-code niet werkt, of wanneer je inzage wilt hebben in hun gegevens. Wanneer de persoon gevonden is kun je deze direct in- of uitchecken of het kaartje met contactgegevens openen. Op de detailpagina zie je alle registratiegegevens en kun je tevens het label van deze persoon laten printen.
  • Position: selecteer jouw scan positie binnen de locatie voordat je gaat scannen. De positie verschijnt bovenaan in het scherm. Het aantal verwachte bezoekers / ingecheckte bezoekers wordt per positie getoond.
  • Let op: wanneer je de app tussentijds afsluit, moet je opnieuw inloggen om verder te gaan met scannen. Wanneer je opnieuw inlogt, wordt automatisch de eerste positie in de lijst geselecteerd.

Voorbeeld inchecken: je checkt bezoekers in bij de ingang van de locatie (Entrance).

- Grijs = aantal aanmeldingen (aantal verwachte bezoekers).

- Groen = aantal aanwezigen (reeds ingecheckte bezoekers).


Voorbeeld uitchecken: check mensen uit bij de uitgang (Exit).

- Grijs = aantal aanwezigen (ingecheckte bezoekers).

- Groen = aantal reeds uitgecheckte bezoekers.


Bekijk hier de video over de Check-in app 


Let op:

  • Activeer het gebruik van de Check-in app in de Ticket Module. Na het event is het verstandig om de app te deactiveren.
  • Je kunt bezoekers alleen inchecken binnen de aangegeven tijden per ticket, op de dag van het event. Lees meer over de verschillende tijdsloten.
  • Ieder e-ticket kan meerdere malen gescand worden. Wanneer het ticket voor het eerst gescand wordt, wordt het scherm groen. Vanaf de tweede keer scannen verschijnt een melding 'Warning: Duplicate check-in' in het oranje. Je kunt als organisator zelf bepalen wat je met een dubbele check-in wilt doen.
  • Je kunt bij Momice een complete set voor jouw on-site registratie huren (https://www.momice.com/nl/check-in-badges). Met deze sets kun je bezoekers op locatie (contactloos) in- en uitchecken en ter plekke badges printen. De sets zijn per dag te huur, eventueel met ondersteuning van het Momice team op locatie.

Lees hier de meest gestelde vragen.