Met de on-site registratieflow check je bezoekers snel en overzichtelijk in tijdens je event. In dit artikel lees je hoe het proces werkt, welke statussen zichtbaar zijn in het registratieoverzicht en welke extra mogelijkheden je kunt gebruiken tijdens de check-in.
Hoe werkt de on-site registratieflow?
1. Bezoeker registreert zich voor het event
De bezoeker registreert zich via de link in de uitnodiging. Na registratie:
ontvangt de bezoeker een bevestigingsmail
ontvangt de bezoeker een e-ticket
krijgt de bezoeker in het overzicht de status "Aangemeld"
2. Statussen op de dag van het event
Op de dag van het event verschijnen automatisch twee extra filters in het registratieoverzicht:
Aanwezig
Afwezig
Zolang een bezoeker nog niet is ingecheckt, staat deze automatisch op afwezig.
3. Bezoeker arriveert op locatie
Wanneer de bezoeker aankomt op het event, kan deze worden ingecheckt.
Vraag bezoekers bij de entree om hun e-ticket alvast gereed te houden. Dit versnelt het check-in proces.
Tip: Gebruik duidelijke signage bij de ingang om bezoekers te laten zien waar en hoe zij kunnen inchecken.
4. Bezoeker wordt ingecheckt
Je kunt bezoekers op twee manieren inchecken:
door het e-ticket te scannen met de Momice Check-in app op een smartphone
door bezoekers zichzelf contactloos te laten inchecken via een tablet
Na het inchecken wordt in het registratieoverzicht automatisch weergegeven welke aangemelde bezoekers aanwezig of afwezig zijn.
Bezoekers zonder e-ticket
Heeft een bezoeker geen e-ticket meegenomen? Dan kun je deze persoon in het registratieoverzicht handmatig op aanwezig zetten.
Heeft de bezoeker een persoonlijke pagina? Dan kun je het e-ticket daar op elk moment opnieuw opzoeken.
Let op: Ook zonder e-ticket kan een bezoeker dus nog steeds handmatig worden ingecheckt.
Badges printen bij check-in
Werk je met badges? Dan kun je bij het scannen automatisch een label voor de badge van de bezoeker laten printen.
Zo kun je het inchecken en badgeproces combineren in één handeling.
Meerdere scanposities gebruiken
Je kunt meerdere scanposities aanmaken. Dit is handig als je:
bezoekers op meerdere locaties tegelijk wilt inchecken
per workshop of ruimte een aparte check-in wilt organiseren
Aan elke scanpositie kun je een eigen inlogcode toekennen. Zo houd je controle over wie toegang heeft tot het scannen op verschillende posities tijdens het event.
Toegangstijden per ticket instellen
Per ticket kun je toegangstijden instellen. Het ticket is dan alleen geldig binnen het ingestelde tijdslot.
Dit is handig wanneer je werkt met:
verschillende entreeblokken
sessies of workshops
gespreide inloopmomenten
Let op: Een ticket werkt in dat geval alleen binnen het toegewezen tijdslot.
Samengevat
De on-site registratieflow werkt als volgt:
De bezoeker registreert zich via de uitnodiging.
De bezoeker ontvangt een bevestigingsmail met e-ticket.
Op de dag van het event krijgt elke geregistreerde bezoeker automatisch de status afwezig totdat deze is ingecheckt.
De bezoeker wordt ingecheckt via de Momice Check-in app of via een tablet.
Na check-in verandert de status in het registratieoverzicht naar aanwezig.
Daarnaast kun je gebruikmaken van: