Voordat jouw registratie kan starten, stel je het registratieformulier samen. Dit doe je in de Website Module - Pagina’s.
Type registratie vragen
Er zijn 4 type registratie vragen, een aantal standaard velden die je kunt gebruiken en je kan vervolgvragen instellen. Per vraag kun je aangeven of het gaat om een verplichte vraag - en of je de tekst in het bijbehorende antwoordveld wilt vastzetten. Wanneer de antwoordtekst vastgezet is, kan je genodigde deze tekst niet meer wijzigen. Door bijvoorbeeld het e-mailadres vast te zetten, voorkom je dat de registratie-gegevens overschreven worden wanneer iemand de uitnodiging doorstuurt.
Je kan kiezen uit de volgende vraag types:
Open vraag: de genodigde kan zelf elk gewenst antwoord invullen.
Gesloten vraag: je hebt de optie tussen een enkele keuze en meerkeuzevraag. Bij een meerkeuzevraag kan de genodigde meerdere antwoordopties selecteren. Je bepaalt zelf hoeveel opties jouw genodigde kan selecteren; je kunt een minimum en maximum instellen. De meerkeuzevraag is ideaal om eenvoudig dieetwensen of andere voorkeuren en interesses uit te vragen.
De workshop vraag is een dropdown menu waar de deelnemer één keuze uit meerdere antwoorden maakt. Je kunt een maximum per deelsessie instellen. Dit is de enige type vraag waarin gefilterd kan worden in de Mail Module. Lees hier meer over workshopregistratie.
Checkbox: deze optie kun je gebruiken wanneer je jouw bezoeker een checkbox wilt laten aanvinken, bijvoorbeeld om akkoord te gaan met de algemene voorwaarden.
Tip: voeg de algemene voorwaarden als hyperlink toe, zodat deze makkelijk in te zien zijn.
In de standaardvelden voor voornaam, achternaam, bedrijf en functie geldt een limiet van 254 karakters. Bij zelf toegevoegde tekstvelden ligt de limiet theoretisch rond de 65.000 karakters.
Vervolgvragen instellen
Je kan bij een workshop-, gesloten- of meerkeuzevraag een vervolgvraag instellen. Dat is dus een vraag die je stelt op basis van het antwoord dat de genodigde gegeven heeft.
Je stelt het als volgt in:
Maak alle hoofd-en vervolgvragen aan in het registratieformulier.
Vervolgens koppel je vanuit de hoofdvraag de vervolgvraag door op het potlood te klikken en naar de tab ‘Afhankelijkheid’ te gaan.
In het registratieformulier zie je vervolgens aan het koppelteken wat hoofd-en vervolgvragen zijn.
Let op:
Je kan geen vervolgvraag instellen bij een checkbox en open registratievraag. Je kan bij tab ‘Afhankelijkheid’ zien welke koppeling er is gemaakt.
Je kunt maar 1 vervolgvraag stellen bij elke antwoordoptie.
Er zit geen limiet op het aantal vervolgvragen op basis van de eerder gegeven antwoorden, maar houd het voor de genodigde zo kort mogelijk.
LET OP: Zorg ervoor dat alle afhankelijkheidsvragen gekoppeld zijn aan hetzelfde toegangsticket. Als je dit niet doet, kunnen je genodigden zich niet registreren.
Test de registratie flow volledig voordat je de uitnodiging verstuurt. Voor vragen neem contact op met [email protected].
Standaard velden
Wanneer je een vraag toevoegt aan je registratieformulier, kun je in de lightbox kiezen uit verschillende ‘standaard velden’. Deze standaard velden betreffen Functie, Bedrijf, Tussenvoegsel, E-mail, Telefoon, Datum of een link naar een url. Deze velden zorgen ervoor dat de juiste gegevens worden getoond op je smartphone, computer, gastenlijst of gedownloade documenten.
Gebruik het standaardveld 'E-mail' om geaccepteerde domeinen in te stellen. Zo zorg je ervoor dat alleen genodigden met een specifiek domein zich kunnen registreren. Klik op het potloodje bij de registratievraag 'E-mail' om deze instelling aan te passen. Let op: Dit is optioneel. Laat de velden leeg als je hier geen gebruik van wilt maken.
Let op:
Wanneer je per ongeluk één of meer standaard velden verwijderd hebt, kun je deze eenvoudig weer toevoegen door ze te selecteren uit de lightbox. Let op: de juiste gegevens worden alleen getoond wanneer de ‘standaard velden’ gebruikt worden. Voeg deze vragen dus niet handmatig toe aan je formulier, maar kies altijd het standaard veld.
De velden ‘Functie, ‘Bedrijf’ en ‘E-mail’ zijn automatisch geselecteerd, als je een nieuw event begint.
Het standaard veld ‘Datum’ toont bij invullen een kalender waaruit eenvoudig een geboortedatum of aankomstdatum geselecteerd kan worden.
Het standaard veld ‘Link’ maakt een hyperlink van het ingevoerde webadres.
Het standaard veld ‘Bestand’ geeft je genodigde de optie om een bestandstype te uploaden.
Standaard veld ‘Bestand’ toevoegen
Je kunt kiezen uit verschillende opties: afbeelding (.jpg, .jpeg, .png, .gif, .webp, .ico), document (.docx, .doc, .odt, .rtf, .txt, .pdf), spreadsheet (.xlsx, .xls, .csv, .ods), presentatie (.pptx, .ppt, .odp, .pdf, .key) of de mogelijkheid om alle bestandstypen toe te staan. In het standaardveld ‘Bestand’ kun je een aanvullende beschrijving toevoegen, wat handig is voor specifieke vereisten. Bijvoorbeeld bij het uploaden van een presentatie, waarbij deze uit minimaal 12 dia’s moet bestaan.
Let op:
Elk bestandstype heeft een limiet van 25 MB.
Er is een limiet van 2 bestandsvragen maximaal per event.
De genodigde ontvangt een foutmelding bij het uploaden van een onjuist bestandstype. Tijdens het uploaden controleert een virusscanner het bestand. Bij een virus verschijnt een foutmelding.
Het geüploade bestand wordt weergegeven op de Persoonlijke pagina. Het bestand kan hier niet gedownload worden.
In de Registratie Module verschijnt bij de registratie van de genodigde een extra tabblad ‘Bestanden’. Dit standaardveld is niet zichtbaar tussen de overige registratievragen.
Alleen de genodigde kan een bestand uploaden op het registratieformulier. De organisator van het event heeft deze mogelijkheid niet.
Geüploade bestanden kunnen via de Registratie Module worden gedownload of verwijderd.
De knoptekst ’Selecteer bestand’ kan niet worden aangepast.
De bestandsnaam wordt niet weergegeven op het e-ticket. In plaats daarvan verschijnt er automatisch een streepje. Tip: Verwijs naar de Persoonlijke pagina of het registratieformulier voor meer informatie.
Let op: Bestanden kunnen alleen per registratie worden gedownload en niet in bulk.
TIP: Maak het standaardveld ‘bestand’ verborgen als je een einddatum wilt instellen voor je genodigde.