Wil je in je e-mail een persoonlijke aanhef gebruiken, zoals mevrouw Jansen of heer De Vries? Dan kun je in Momice een aanhef samenstellen op basis van de gegevens van je genodigden.
In dit artikel lees je:
hoe je de juiste gegevens importeert
hoe je de aanhef samenstelt in de Mail Module
hoe je de aanhef test
welke aanhef je kunt gebruiken als het geslacht onbekend is
Voordat je begint
Om het geslacht of de aanhef te kunnen importeren, moet de taalinstelling op formeel staan.
Let op: zonder deze taalinstelling kun je het geslacht niet correct importeren voor gebruik in de aanhef.
Stap 1: Zet de taalinstelling op formeel
Ga naar Instellingen Module.
Klik op "Basis".
Scrol naar beneden naar "Taal".
Wijzig de taalinstelling naar formeel.
Stap 2: Voeg geslacht of aanhef toe aan je importbestand
Ga naar de Registratie Module.
Klik op "Genodigden toevoegen" en kies voor "Lijst importeren".
Kies daarna één van deze opties:
download het Excel-template
gebruik je eigen Excel-bestand
Voeg in je Excel-bestand een extra kolom toe met de naam:
Geslacht, of
Aanhef
Vul in deze kolom de juiste waarde in:
0 voor dames (aanhef: mevrouw)
1 voor heren (aanhef: heer)
Stap 3: Stel de aanhef samen in de Mail Module
Ga naar je conceptmail in de Mail Module.
Klik boven de editor op "Aanhef samenstellen".
Selecteer de onderdelen die je wilt opnemen in de aanhef.
Klik op "Bewaar".
Bepaal daarna de juiste volgorde door de onderdelen te verslepen.
Kies of het tussenvoegsel met een hoofdletter of kleine letter moet beginnen.
Klik opnieuw op "Bewaar".
Momice toont direct een willekeurig voorbeeld uit het registratieoverzicht.
Stap 4: Voeg zelf de gewenste begroeting toe
De gewenste begroeting, zoals Geachte, Beste of een andere variant, voeg je handmatig toe in de e-mail.
Daarna voeg je de persoonlijke aanhef als vast onderdeel in:
Open je tekstvak met het potloodicoon.
Klik op "Vaste onderdelen invoegen".
Kies "Aanhef".
Stap 5: Bewaar en test je e-mail
Klik onderaan op "Bewaar".
Klik daarna op "Testen en verzenden".
Bekijk het voorbeeld of stuur een testmail.
Overbodige spaties in de aanhef worden automatisch verwijderd.
Aanhef testen met een specifieke genodigde
De aanhef in de mail is afhankelijk van de taal van de genodigde. Test daarom bij voorkeur met een specifieke persoon.
Klik op "Genodigden uit overzicht kiezen".
Selecteer jezelf of een collega als testpersoon.
Controleer of er precies 1 genodigde geselecteerd is.
Momice gebruikt daarna deze persoon als testregistratie voor het voorbeeld van de e-mail.
Communicatie bij onbekend geslacht
In de Registratie Module zijn de volgende geslachtsopties beschikbaar:
Niet gespecificeerd
Man
Vrouw
Bij het opstellen van een mailing of formele uitnodiging kan dit invloed hebben op de juiste aanhef.
Formele communicatie
Bij formele communicatie is het beter om geen aanhef zoals Geachte heer/mevrouw te gebruiken als het geslacht niet bekend is.
Kies in dat geval liever voor een veilige en persoonlijke formulering met de voornaam, zoals: Beste Eva,
Deze aanpak voorkomt ongemakkelijke situaties en blijft professioneel.
Informele communicatie
Bij informele communicatie kun je kiezen voor een meer toegankelijke aanhef, zoals:
Hallo
Hoi
Hallo Eva
Dit voelt persoonlijk en past goed bij een inclusieve toon.
Tip: vraag hoe iemand aangesproken wil worden
Wil je ook rekening houden met non-binaire deelnemers of persoonlijke voorkeuren? Voeg dan in het registratieformulier een gesloten vraag toe waarin deelnemers kunnen aangeven hoe zij aangesproken willen worden. Zo kun je deze informatie later gebruiken in je e-mailcommunicatie.
Waarom dit belangrijk is
Door zorgvuldig om te gaan met aanhef en tone of voice, zorg je voor een uitnodigende en inclusieve ervaring voor al je deelnemers.